主管
提出工作目標與預期成果
已建立
說明責任、期限與完成條件
同一套工作流架構，管理工作從交辦到定案
主管交辦，團隊執行 現場修正，主管核准
工作從交辦、拆解、執行、回報、修正到主管核准，都在同一套工作流架構中管理。 主管先定方向，執行人員依現場狀況回報並提出修正，最後由主管核准定案。
- 同一個工作編號
- 步驟版本可比較
- 回報與附件不分散
- 核准後形成正式流程
AI Manager
工作流管理系統
工作編號
AM-2026-071
工作主題
設備異常處理流程
5 / 6
系統
進入統一管理架構
已整合
套用權限、提醒、附件與簽核規則
系統
產出可執行步驟與流程
V1 步驟
讓人員知道怎麼做、做到哪裡
執行人員
依步驟執行並回報結果
已回報
留下進度、成果、問題與附件
執行人員
依現場狀況提出步驟修正
V2 建議
保留原步驟、修改理由與建議版本
主管
確認結果並核准流程定案
待核准
形成公司認可、可沿用的正式版本
版本差異已保留
主管原始步驟與執行人員的修正建議，都留在同一條工作歷程中。
一個工作來源
主管交辦、期限、責任與完成條件一次建立
一條共同執行紀錄
步驟、回報、修正與附件都留在相同工作編號
一個核准版本
主管確認實際結果後，定案公司可沿用的流程
企業每天正在承擔的管理成本
問題不一定是沒有人做，而是工作資訊沒有形成清楚流程
當交辦依賴口頭、通訊軟體、紙本與 Excel，公司就需要花更多時間追問、確認、搜尋與補資料。
看看一件工作如何形成可追蹤流程 →工作資訊散落在不同地方
內容、附件與補充說明分散在 LINE、Email、Excel、紙本及個人資料夾。
主管必須逐件追問進度
是否接單、做到哪一步、為何延遲與何時完成，都需要再找負責人確認。
例行工作依賴人員記憶
工作繁忙、人員請假或異動時，容易漏做、延誤，或沒有留下完成依據。
完成後仍難以交接與追溯
處理原因、執行過程與成果沒有集中保存，遇到類似問題時仍需重新查找。
一件工作的完整閉環
主管先定方向，系統建立架構，團隊在執行中共同把流程做對
主管建立第一版工作方向後，實際執行者依現場狀況回報結果， 也可以提出修改理由與建議步驟，再由主管確認並核准正式版本。
01
主管
ASSIGN
主管交辦
說明工作目標、責任、期限與預期成果，先建立清楚方向。
產出：工作來源
02
系統
STRUCTURE
進入管理架構
統一套用責任、期限、權限、提醒、附件與簽核規則。
產出：工作框架
03
系統
PLAN
產出執行步驟
把工作拆成可執行步驟、完成條件與需要回報的項目。
產出：V1 執行流程
04
執行人員
EXECUTE
執行並回報結果
依步驟工作，持續留下進度、實際結果、問題、工時與附件。
產出：現場紀錄
05
執行人員
IMPROVE
提出步驟修正
若主管原步驟不符合現況，人員可提出理由、證據與建議版本。
產出：V2 修正建議
06
主管
APPROVE
核准並定案流程
主管檢查成果與修正內容，核准公司認可、可沿用的正式流程。
產出：核准版本
主管定方向，執行人員補足現場事實
主管負責決定目標與核准結果；執行人員負責回報真實現況與修正建議。 系統保留每次調整前後的內容，讓流程可以被共同驗證，而不是只靠口頭更改。
工作流帶來的實際效益
同一套工作流程，讓公司、主管與員工都少做重複的事
用一次清楚的流程紀錄，讓主管交辦更明確、人員執行更有依據，並減少後續反覆追問、搜尋與補資料。
對公司
讓工作方式留在公司
將流程、紀錄與處理經驗留存在組織中，降低對特定人員記憶與個人做法的依賴。
- 流程與完成標準更一致
- 人員異動時更容易交接
- 工作歷程可查詢與追溯
減少
重新建立做法、重新交接與稽核前臨時補資料
對主管
減少追問，把時間用在判斷
進度、逾期與待簽核事項集中呈現，主管可以優先處理真正需要介入的問題。
- 不必逐件詢問工作進度
- 期限與提醒由系統協助追蹤
- 異常、延誤與待決策事項優先呈現
減少
人工催辦、進度彙整與在多個群組尋找回覆
對員工
工作要求更清楚，減少反覆修改與重工
工作內容、執行步驟、附件與完成標準集中在同一處，讓人員從一開始就知道預期成果。
- 清楚知道要做什麼與如何執行
- 知道做到什麼程度才算完成
- 降低中途改方向與完成後返工
減少
認知落差、反覆確認、重複修改與事後補充要求
讓交辦內容、執行步驟與驗收標準更清楚，讓人員知道要做什麼、如何執行，以及做到什麼程度才算完成，減少認知落差、反覆修改與不必要的重工。
AI MANAGER WORKFLOW
所有資訊都沿著同一條工作流往下走
AI Manager 不讓不同功能各自留下彼此不聯通的資料，而是以同一個工作編號， 串起工作來源、執行步驟、現場回報、修改版本與主管核准。
- 所有步驟、回報與附件都對應同一件工作
- 主管原始步驟與執行人員修正版可以比較
- 異常、展延、退回與待核准狀態集中追蹤
- 核准後形成可查詢、可交接與可沿用的正式流程
單一工作編號
AM-2026-071
全程可追蹤
工作來源
主管交辦
例行排程
異常事件
AI Manager 管理核心
責任
期限
步驟
回報
版本
核准
執行與定案
執行紀錄
修正建議
核准流程
正式流程 V2
可查詢・可交接・可沿用
適用場域
從一項最需要追蹤的工作開始導入
不需要一次改變公司所有作業，可先選擇容易漏接、經常追問或需要留下紀錄的工作情境試行。
01
中小企業管理
把跨部門交辦、例行工作、文件附件與主管簽核集中管理，降低訊息分散與責任不清。
- 交辦、待辦與例行工作統一追蹤
- 手機接單、步驟回報與跨部門交接
- 主管簽核、附件與歷程集中保存
02
工廠與現場作業
整合巡檢、輪班交接、設備異常、作業規定與改善追蹤，讓現場工作可以查核與追溯。
- 巡檢、交接與例行作業管理
- 設備事件、異常與改善追蹤
- 規定、OPL、閱讀確認與測驗
03
多元部門與專案工作
管理行政、品保、實驗室、維修、專案與客戶需求等不同工作類型，保留完整執行脈絡。
- 不同工作類型與責任人分流
- 教育訓練、資格與能力確認
- 工作紀錄、附件與成果歸檔
系統架構
六個核心模組，涵蓋工作從建立、執行到留存
整合交辦、執行、追蹤、簽核、訓練與資料留存，讓不同部門及多類型工作都能依循一致流程持續管理。
交辦、任務與例行排程
建立一次性或週期性交辦，自動產生任務與個人待辦，追蹤接單、步驟進度、展延、交接、送簽與結案。
- 例行任務依伺服器時間自動開立
- 每個步驟保留 Log 與多檔附件
主管儀表板與個人待辦
主管透過儀表板掌握整體進度；執行人員登入後優先進入個人待辦，快速看到尚未完成的工作。
- 待辦清單聚焦主題、期限、狀態與操作
- 「回覆交辦步驟」與「查看交辦內容」分流
設備、異常與改善追蹤
管理設備主檔、事件與異常紀錄，連結影響、安全、品質、生產、暫時處置、原因與矯正預防措施。
- 異常責任人、進度與結案狀態
- 歷史事件與類似問題查詢
規定、OPL 與教育訓練
從規定發布、版本、閱讀確認、測驗，到 OPL 與教育輪播保留完整紀錄，讓制度不只停留在文件。
- 我的未讀規定與閱讀確認追蹤
- 修訂歷程、測驗與複訓日期
人員、班表與能力資格
整合人員、部門、職階、權限角色、輪班、請假代班及 Ability／Risk 能力矩陣。
- 代班邀請依順序流轉與工程師協調
- 作業資格、到期提醒與能力缺口
工作資料夾、附件與報表
交辦成立後建立永久編號與資料夾，集中保存工作資訊、附件、AI 檢查、歷程與 NAS／雲端連結。
- 依分類、年度、月份與交辦編號歸檔
- 工作主題庫、附件搜尋與 CSV 輸出
企業工作資料持續累積
工作在完成，公司的知識也在持續累積
AI Manager 將日常工作放入固定的交辦、執行、回報與確認架構中。系統在正常工作過程中持續保存背景、步驟、問題、附件與完成結果，讓原本分散在個人經驗中的做法，逐步形成企業可查詢、可交接與可沿用的知識基礎。
不用另外整理一套知識庫
企業知識就在每天的工作流程中持續累積，並保留工作情境、實際做法與主管確認結果。
固定架構建立工作交辦內容、負責人、期限、執行步驟與完成標準統一記錄。
執行過程持續留存保存進度、實際處理方式、遇到的問題、附件與回報結果。
完成結果經過確認由主管確認成果、完成程度與公司認可的最終處理方式。
累積企業知識完整工作歷程持續保存，作為查詢、交接、沿用及未來 AI 應用的資料基礎。
清楚交辦，減少反覆修改
讓人員從一開始就知道，工作要做到什麼程度
工作流不只記錄「要做什麼」，也在交辦時把執行方式與驗收標準說清楚，避免做到一半才改方向，或完成後仍反覆補充要求。
要做什麼？
說清楚工作目標、處理範圍與應交付的成果。
應該怎麼做？
提供執行步驟、參考資料、注意事項與責任分工。
做到什麼程度才算完成？
明確定義驗收標準、必要附件及主管確認方式。
待辦清單 vs 工作流架構
工作從交辦到完成，都在同一套工作流架構中管理
一般待辦只記錄其中一個動作；AI Manager 將主管交辦、系統規則、執行步驟、 現場回報、修改版本與主管核准連成同一條工作歷程，不再個別獨立、彼此不聯通。
一般待辦
每個工具只記錄工作的一部分
- 交辦在通訊軟體
- 步驟放在文件或 Excel
- 回報、附件與核准分散保存
- 勾選完成後，缺少正式定案版本
AI Manager
同一個工作編號管理完整生命週期
- 工作來源、責任、期限與規則相互連結
- 執行步驟、結果、附件與問題集中回報
- 修正前後版本與修改理由完整保留
- 主管核准後形成公司正式流程
導入方式
先盤點現況，再逐步把流程移入系統
不要求一次取代所有工具，先從最容易漏接、最需要追蹤的工作開始。
-
01
現況盤點
確認組織、人員、班別、工作類型、規定與既有表單。
-
02
流程設定
建立角色權限、工作類型、交辦模板、例行排程、班表與簽核規則。
-
03
小範圍試行
選擇單一部門或高頻工作測試，依使用回饋調整操作方式。
-
04
正式導入
擴大使用範圍，串接資料夾、通知與報表，持續累積可查詢的工作資料。
需求評估問卷
先說明目前的工作情境，讓後續展示更貼近實際需求
透過 Google 問卷提供目前的工作管理方式、主要困擾與預計使用情境， 後續聯繫與系統展示就能聚焦在真正需要改善的流程。
- 先釐清工作類型、部門需求與管理痛點
- 展示時直接對照實際流程，減少泛用介紹
- 作為試用範圍與導入優先順序的初步依據
GOOGLE FORM
AI Manager 需求評估問卷
問卷會在新分頁開啟，填寫完成後可返回網站繼續查看系統內容。
開始填寫需求問卷 送出前請確認 Google 表單頁面中的填寫內容與資料蒐集說明。預約系統展示
從一項真正困擾團隊的工作開始
說明目前的交辦、例行工作、異常、規定訓練或班表流程， 可先評估 AI Manager 適合從哪個場景導入。